Dokumentu aprites pārvaldības programma

Ar dokumentu apriti saistītās informācijas nodrošināšana – viena no pārvaldes pamatfunkcijām, kam šodien nepieciešamas gan profesionālas zināšanas, gan informācijas un komunikācijas tehnoloģijas.  

No šī nodrošinājuma līmeņa (kvalitātes) ir atkarīgs uzņēmuma vai iestādes darbības temps, precizitāte un saskaņotība. Tas ietekmē reputāciju, no kuras savukārt atkarīgs biznesa ienākums. Tādēļ modernos uzņēmumos lietvedības speciālistiem (lielos uzņēmumos viņi veido lietu pārvaldes, vispārējās daļas, kancelejas, sekretariātus, ekspedīcijas u.tml.) darba pilnvērtīgai izpildei talkā nāk datorprogrammas.  

Documents Navigator – programma, kas atvieglo korespondences pieņemšanu un nosūtīšanu un palīdz veikt tās reģistrāciju, katru vienību fiksējot sistēmā ar unikālu indeksu un numuru. Tas garantē konkrētā dokumenta atrašanu pie jebkura no darbiniekiem, kā arī tā virzības kontroli un nogādi uz glabāšanas vietu. 

Documents Navigator strādā visos dokumenta aprites posmos:

• pirmapstrādē
• satura caurskatē
• reģistrācijā
• dokumenta novirzīšanā konkrētam darbiniekam; šeit iespējama arī atbildīgās amatpersonas līdzdalība (gadījumos, kad caurskates procesā bez vadītāja nav iespējams noteikt nepieciešamās izpildes procedūras vai dokumenta piekritību konkrētai struktūrvienībai vai darbiniekam)
• iespējams uzstādīt izpildes termiņi un kvalitātes kontroli
• dokumenta novirzīšana pēc izpildes uz lietvedības dienestu un fiksēšana arhīvā

Programma garantē mūsdienīgu komercnoslēpuma ievērošanas un aizsardzības kontroli:

• dokumentam tiek noteikts kontroles režīms, izdarot attiecīgus ierakstus reģistrācijas dokumentos
• tiek kontrolēta dokumenta savlaicīga nogāde izpildītājam
• iespējama izpildes gaitas pārbaude un koriģēšana
• iespējams veikt darbinieku un struktūrvienību darba kontroles uzskaiti un apkopot dokumentu izpildes gaitu noteiktos laika posmos, lai informētu vadību

Programma palīdzēs veidot attiecības ar klientiem, nodrošināt savlaicīgu jūsu saistību izpildi, gādāt par to, lai visas lietas (dokumentu mapes) būtu nevainojamā kārtībā: jūs spēsiet ātri sameklēt saraksti ar jebkuru no partneriem un noskaidrot ikvienu sadarbības niansi.  

Tas iespējams tāpēc, ka programma nodrošina detalizētu dokumentu klasifikāciju pēc dažādām pazīmēm:

• pēc darbības satura vai darbības veida (organizatoriski – administratīvie dokumenti, plānošanas, grāmatvedības u.tt.)
• pēc uzdevuma (pavēles, nolikumi, protokoli, statūti, akti, pārskati, vēstules, iesniegumi u.tt.)
• pēc izdošanas vietas (ienākošie un izejošie, t.i., tie, kas uzņēmumā ienāk no ārienes un tie, kurus uzņēmums izsūta citiem partneriem, kā arī iekšējie)
• pēc izpildes termiņiem – steidzamie, parastie, ar individuāliem termiņiem (noteikti dokumenta tekstā vai rezolūcijā) vai uzņēmumā vispārpieņemtajiem (t.i., dokumentu vienotajā apritē iedibinātajiem standartiem); pēdējie nodrošina dokumentus reģistrējošai personai (lietvedim, sekretāram) iespēju patstāvīgi nosūtīt dokumentu izpildītājam un noteikt kontroles režīmu atbilstoši iedibinātajam standartam
• pēc pieejamības pakāpes (parastie, slepenie, dienesta lietošanai, ar komercnoslēpumu, konfidenciālie)
• pēc juridiskā spēka (dokumentu oriģināli, kopijas, noraksti, dublikāti)  

Programma nodrošina papildu pakalpojumus – iebūvētie pārskatu un dokumentu ģeneratori palīdz jebkura dokumenta sagatavošanā, iespējams arī sekot sarakstes izdevumiem, novērtēt tās piegādes kanālu efektivitāti un partneru reakcijas operativitāti. Iespējams ātri izgatavot dažādas formas dokumentus, kā arī operatīvi iegūt lietvedības stāvokļa analīzi

Programmas Documents Navigator lietotāji

Firmām, kas nodarbojas ar informatīviem pakalpojumiem (uzziņas, konsultācijas), servisa pakalpojumiem (remonts, noma, īre, nekustamo īpašumu pārvaldīšana), apsardzes vai detektīvu pakalpojumiem, kā arī strādā ar elektronisko ierakstu (datu) fiziskajiem nesējiem, programma nodrošina:
klientu pārvaldības sistēmu – pasūtījumu (pieprasījumu) reģistrāciju, izpildes (piegādes) un apmaksas termiņu kontroli, garantijas un pēcgarantijas pakalpojumu uzskaiti.
Sistēmas dokumentu ģenerators nodrošina saraksti ar klientiem, pārskatu sastādīšanu, pasūtījumu izpildes paraugu (rezultātu) demonstrēšanu elektroniskā vai papīra formā.  

Speciālistiem šī sistēma noder kā instruments, lai sistematizētu: papīra formā saņemto uzziņu vai analītisko informāciju, veidojot anotācijas, kā arī glabāšanas vietas aprakstu; visa veida datnes (failus) – teksta, grafiskos, audio un video formātā.  
Šādi izveidotu datu bāzi var ierakstīt CD, DVD vai zibatmiņā (flash memory), tādējādi lietotājam iespējams nodrošināt sev vienādi komfortablus darba apstākļus kā darbvietā, tā arī mājās.  
Šāda personālā “ bibliotēka” ar darba organizatoru un dokumentu ģeneratoru ievērojami atvieglo darba procedūras un saziņu ar kolēģiem un vadītājiem, bet, it īpaši, gatavošanos sarunām un sarunu procesu ar klientiem un partneriem. Dažādu jomu konsultantiem, juristiem, un ārstiem Documents Navigator ir mobilā biroja un personālās zināšanu bāzes pamats.  

Privātpersonas šo programmu var izmantot kolekciju kataloģizācijai, kā arī organizēt priekšmetu apmaiņu vai nomu. Iespējams kontrolēt iepirkumu summas, līzinga maksājumu un garantijas pakalpojumu termiņus. Iegūsiet papildu ērtības, ja izmantosiet programmu, lai datorā glabātu instrukcijas par savu automašīnu, sadzīves elektroniskajiem aparātiem un citu tehniku.

Piegāde, uzturēšana un konsultācijas

Mobilā elektroniskā aizsardzība un uzturēšanas dienesta darbs, kas notiek visu diennakti tiešsaistes (on - line) režīmā, nodrošina maksimāli ātru visu procesu izpildi – programmas instalāciju, atjaunināšanu vai pārcelšanu uz cita datora.

Jaunās programmas versijas klients saņem, samaksājot vienīgi abu versiju cenu starpību. Nekādas citas piemaksas netiek ņemtas.

Desmit gadu pieredze informācijas sistēmu izstrādes jomā, strādājot kopā ar dažādu nozaru profesionāļiem, dod mums iespēju piedāvāt unikālus risinājumus ar visoptimālāko cenas un funkcionalitātes samēru, kā arī nodrošināt nepieciešamos konsultatīvos pakalpojumus.  

Cena ir atkarīga no pielietojuma jomas – vai programma kalpos kā korporatīva informācijas sistēma, vai kā lietvedības organizācijas sistēma birojā, vai arī kā personālā “kanceleja”. Pērkot programmas korporatīvo vai biroja versiju darbinieku personālās versijas tiek pārdotas ar atlaidi.

Lai saņemtu demonstrācijas versiju, jāsazinās ar programmas piegādātāju. Ja ir nepieciešams, programma tiek demonstrēta ar izvēlēto konfigurāciju atbilstoši paredzētajam lietošanas mērķim.

Piedāvājam jūsu lietvedības speciālistiem sadarboties ar mums, lai programmu attīstītu atbalstoši tieši jūsu uzņēmuma specifiskajām vajadzībām un jūsu biznesa interesēm.